Cumplir con los requisitos de la factura electrónica es esencial para cualquier empresa que desee mantenerse en conformidad con las normativas fiscales en Colombia.

La factura electrónica no solo garantiza un procesamiento y control adecuado de las transacciones, sino que también facilita el cumplimiento de las responsabilidades fiscales, permitiendo que el cliente realice las retenciones correspondientes según el tipo de contribuyente.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) recibe toda la información contenida en la factura electrónica, por lo que es crucial que los datos tanto del emisor como del receptor sean precisos. Estos datos juegan un papel fundamental en la correcta elaboración de las declaraciones fiscales y tributarias, minimizando el riesgo de errores que puedan llevar a sanciones.

De acuerdo con el artículo 617 del Estatuto Tributario (E.T.), los requisitos fundamentales para la emisión de facturas de venta son los siguientes:

• Denominación: La factura debe estar claramente identificada como “Factura de Venta”.
• Datos del vendedor: Incluir los apellidos y nombre, o razón social, así como el NIT del vendedor o prestador del servicio.
• Datos del adquirente: Incluir los apellidos y nombre, o razón social, y el NIT del comprador de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Numeración: La factura debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
• Fecha de expedición: Indicar la fecha en que se expide la factura.
• Descripción de bienes o servicios: Proporcionar una descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total: Especificar el valor total de la operación.
• Datos del impresor: Incluir el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
• Calidad de retenedor: Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

El incumplimiento de estos requisitos puede resultar en sanciones significativas. Según el artículo 652 del E.T., el contribuyente que no cumpla con los requisitos establecidos se enfrenta a una sanción del 1% del valor de las operaciones facturadas incorrectamente, sin exceder 950 UVT (Unidad de Valor Tributario).

Además, en caso de reincidencia, la DIAN, según el artículo 657 del E.T., puede imponer la sanción de clausura o cierre del establecimiento comercial por un periodo de tres (3) días, utilizando sellos oficiales con la leyenda “CERRADO POR EVASIÓN”

Es fundamental para cualquier empresa, ya sea una persona natural o jurídica, que realice actividades reguladas por el artículo 615 del E.T., cumplir estrictamente con los requisitos establecidos por la DIAN para la emisión de facturas. Cumplir con estas normativas no solo asegura la legalidad de las operaciones, sino que también protege a la empresa de posibles sanciones y asegura una correcta gestión fiscal.

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