En la actualidad, las organizaciones manejan un volumen masivo de información que requiere un orden y control detallado, lo que antes se consideraba una función netamente administrativa, ha evolucionado para convertirse en un sistema estratégico dentro de las empresas.

Un sistema de gestión documental bien estructurado no solo facilita el almacenamiento y la recuperación ágil de documentos, sino que también garantiza la seguridad de la información, optimiza procesos y asegura la calidad y facilita el cumplimiento de la normativa legal vigente.

Un buen sistema de gestión documental garantiza una consulta rápida y sencilla de la información, brindando disponibilidad inmediata a los datos que requiera cada área de la organización.

La capacidad de acceder rápidamente a los documentos y contar con la información asegurada y confiable, reduce errores, mejora la toma de decisiones y agiliza la respuesta de los equipos ante desafíos del mercado.

La transversalidad de la gestión documental es esencial, ya que asegura que todos los departamentos de la organización trabajen con datos actualizados y alineados.

Esto facilita una toma de decisiones más precisa y mejora la productividad, ya que todos los empleados pueden acceder de manera rápida y segura a la información que les corresponde, de manera controlada; sin embargo, esta práctica no solo se trata de eficiencia operativa.

La gestión documental también es crucial para proteger la seguridad de la información en un contexto donde las organizaciones manejan tanto datos públicos como sensibles.

Uno de los principales riesgos que enfrentan las empresas hoy en día es la vulnerabilidad de la información que gestionan; con el incremento de ciberataques, el robo de datos sensibles y las filtraciones de información, la seguridad de la información se ha convertido en una prioridad innegociable.

En particular, las empresas colombianas deben prestar especial atención a la protección de datos personales y sensibles, ya que la legislación en el país ha avanzado en la regulación de esta materia, como lo establece la Ley 1581 de 2012, que regula la protección de datos personales.

Un buen sistema de gestión documental no solo debe ser eficiente en términos de organización, sino que también debe integrar herramientas de seguridad que protejan los datos sensibles contra accesos no autorizados, pérdidas o destrucción.

Esto incluye el uso de cifrado, autenticación de usuarios, control de acceso y auditorías regulares, además, un sistema robusto permite implementar políticas claras de retención de documentos, asegurando que los datos no se conserven más allá del tiempo necesario y que se eliminen de forma segura cuando ya no sean requeridos.

En conclusión, la gestión documental en las empresas colombianas no es solo una cuestión de orden y eficiencia, sino una necesidad estratégica que impacta directamente en la seguridad de la información y en la protección de los datos sensibles.

Un sistema de gestión documental adecuado se ha convertido en un componente esencial para cualquier empresa que busque garantizar la continuidad de sus operaciones, cumplir con las normativas legales y, sobre todo, proteger la confianza de sus clientes.

La seguridad de la información ya no es opcional, y las empresas que no se adapten a estos desafíos correrán el riesgo de enfrentar graves consecuencias, tanto legales como reputacionales.

Laura Valentina Silvera
Strategy and Audit Coordinador