La evolución histórica de la gestión de procesos se encuentra asociada con la historia de la administración y su constante búsqueda de alcanzar los objetivos de manera eficiente y eficaz, bajo este enfoque Adam Smith en su libro publicado en el año 1976 “Investigaciones sobre la naturaleza y causa de la riqueza de las naciones”, aceptado por los capitalistas en la revolución industrial, dando afirmación al principio basado en aumentar la productividad mediante el control del tiempo de cada actividad y la división de tareas de los trabajadores; dando inicio a las diferentes teorías entre ellas la administración científica de Frederick Taylor a principios del siglo XX adquiriendo un patrón de eficiencia, productividad y aplicando métodos de “estandarización” diseñando cargos con prioridad en tareas, mejora de división de trabajo y definiendo entre “Quien piensa y Quien hace”, luego Henry Ford realizó un aporte relevante determinando los fundamentos de la producción en serie. 

Otras teorías como la clásica de Henry Fayol en el año 1916 reconoció la división del trabajo, la disciplina, la autoridad, la unidad y jerarquía del mando, entre otros, así mismo la administración clásica de Elton Mayo en el año 1932 de las relaciones humanas, destacó la necesidad de humanizar el trabajo en búsqueda del logro de objetivos, manteniendo la división del trabajo y las estructuras jerárquicas, en un organismo con cerebro (administración), órganos (áreas funcionales) y extremidades (niveles operativos).

Dentro de las diversas teorías existentes de la administración basadas en procesos, numerosas organizaciones que se encuentran en la implementación de sistemas de gestión, han adoptado y normalizado los procesos con unas directrices, pero bajo el riesgo de que esta implementación solo sea una apariencia y se limite a la elaboración de políticas, manuales, flujogramas, diagramas, entre otros y no se considere esta planificación una transformación organizacional que deba ejecutarse y priorizarse con el fin de mejorar el uso de los recursos, obteniendo como resultado una reducción y optimización de los costes operativos y de gestión, en consecuencia se generan cambios en los paradigmas que indican “trabajar más tiempo es más productivo”, en su lugar se trata de trabajar de productivamente obteniendo los resultados propuestos por la organización en el menor tiempo posible.

Para lograr los resultados esperados por la organización de forma productiva, es importante un cambio cultural, que desde la misión y visión exista una articulación con los procesos y procedimientos que deben tener presente los trabajadores y en qué momento adoptarlos, de esta manera la estructura organizacional cambia totalmente en cuanto a las responsabilidades y autoridad; entonces, lo que se pretende cambiar es el modelo burocrático y vertical por un modelo horizontal; es decir, un modelo de creación y valor, permitiendo un enfoque en los procesos centrado en valor agregado, junto con un sistema de medición de indicadores de eficiencia respecto a la mejora de procesos y disminución de gastos y la eficacia lo cual conlleva la identificación de los procesos críticos para el negocio y las partes interesadas, brindando valor y rentabilidad en los productos y/o servicios ofrecidos

Todos estos factores inciden en que la adopción de procesos sea una herramienta clave y exitosa, determinando de esta forma la optimización en el aprovechamiento de los recursos, facilidad en la toma de decisiones, eliminación de actividades que no aportan valor, reducción del tiempo en las operaciones y obteniendo satisfacción del cliente. Además, contar con este esquema permite el cumplimiento de los requisitos fundamentales de la ISO 9001, proporcionando claridad en las políticas y manuales con sentido, considerándose esencial para la orientación al logro de los objetivos y el crecimiento de las organizaciones, buscando un equilibrio en función de sus propias necesidades y posibilidades.

Vanessa Vásquez Velandia.