Mejoremos nuestros ROS (Reporte de Operación Sospechosa)

Reporte de operación sospechosa, reporte de operación intentada, reporte coincidencia en listas y reporte de coincidencia en noticias ¿qué tienen todas estas en común? Se puede decir con certeza que responden a la necesidad de informar a las Unidades de Inteligencia Financiera (UIF) sobre operaciones, que bajo el criterio del Oficial de Cumplimiento pueden llegar a ser delitos fuente de lavado de activos o eventos de financiación del terrorismo.

Partiendo de la recomendación No. 20 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), la cual nos dice que: 

“Si una institución financiera sospecha o tiene motivos razonables para sospechar que los fondos son producto de una actividad criminal, o están relacionados al financiamiento del terrorismo, a ésta se le debe exigir, por ley, que reporte con prontitud sus sospechas a la Unidad de Inteligencia Financiera” (GAFISUD, 2012)

Y determinando la vitalidad de estos reportes; dado que, permiten a las UIF realizar estrategias para la elaboración de casos y así mismo generar la denuncias correspondientes a la Fiscalía General de la Nación (FNG), es importante resaltar que, requieren cumplir con elementos mínimos para facilitar y no generar cargas de trabajo adicionales a estas unidades de inteligencia; adicional, no retrasar las acciones que pueden llegar a realizar los países, al enviar estos sin siquiera  percatarse en la calidad de lo enviado, no sería lo correcto. 

Así mismo, no debemos ver este reporte como un problema o solo un ítem por cumplir dentro de los sistemas (SARLAFT, SAGRILAFT o SIPLAFT), la invitación es a verlo como una herramienta que nos facilite a los Oficiales de Cumplimiento prevenir la materialización de los riesgos asociados (Operativo, contagio, reputacional y legal), además de ayudar con la contención de las economías ilícitas y la desarticulación de bandas criminales.

 

Pero entonces ¿cómo elaboramos ROS de calidad y que transmitan lo que queremos decir?

En primera instancia, partamos de su definición como reporte el cual describe operaciones que, por su cantidad, frecuencia, monto y/o aspectos de carácter cualitativo se salen de los parámetros normales de un negocio y que no han podido ser razonablemente justificados.

Aunado a lo anterior, debemos entender que este no constituye una denuncia; dado que, no cumplen las características que estas deben tener, tales como: requerir una identificación de la persona que la realiza, posibilidad iniciar un proceso, pueden contener testimonio, y ser bajo juramento; también, que la UIAF no es una autoridad judicial; ya que, no recibe ni tramita los delitos que están incluidos dentro del Código Penal, este es trabajo de la FNG. 

En segundo lugar, hablaremos del núcleo del ROS, es decir, los elementos esenciales que este debe tener, como: sujeto, lugar, fecha del suceso, señales de alerta y la evidencia. Para que este reporte cumpla con los aspectos básicos de calidad y sea más fácil su comprensión.

El sujeto, la persona que sería el centro del reporte sobre quien, como Oficiales de Cumplimiento debemos documentar su nombre, tipo de documento, número de documento, fecha en la que se vincula, rol que cumple dentro del suceso y el producto o servicio.

Lugar, donde ocurrió la operación sospechosa, esto ayuda a las unidades de inteligencia a identificar los fenómenos de cada región y poder establecer estrategias en estas jurisdicciones.

Fecha del suceso, establecer el mes, día y año, de la operación, esto permite facilitar la búsqueda en las bases de datos y asociar con el contexto.

Señales de alerta, ¿qué originó la sospecha por parte del Oficial de Cumplimiento? Para esto debemos tener en cuenta los procedimientos propios de las entidades.

Evidencia, el pilar de que el ROS tenga sustento, es importante que siempre adjuntemos los soportes que respalden la operación sospechosa. 

Sumando cada uno de estos elementos en la narrativa adecuada, informamos de manera eficaz a las unidades de inteligencia financiera, para que estas a través de sus indicadores (ICROS, IPROS e IEROS) puedan elaborar las denuncias a las autoridades competentes y brindarnos retroalimentación oportuna en temas de tendencias, participación del ROS en estrategias y completitud, siempre en pro de mejorar nuestras defensas ante las bandas criminales.

Ejemplo. En el texto se puede evidenciar como podemos redactar un ROS de acuerdo con lo que nos establecen la UIAF, donde podemos identificar cada uno de los elementos descritos anteriormente; es importante aclarar que se debe anexar la documentación que soporte la operación sospechosa reportada. 

En conclusión, necesitamos muy poco para hacer grandes cosas de la mano de las UIF, poder elaborar reportes completos y de calidad; nos permitirá obtener oportunidades por asociación, lo cual quiere decir que, un solo reporte hace un aporte, pero muchos reportes que cumplan con lo mínimo, podrían crear estrategias para la formulación de casos, generar nuevas tipologías de delitos fuentes de lavado de activos y nuestro principal objetivo como Oficiales de Cumplimiento, el velar por que las empresas pertenecientes a los diferentes sectores (real, financiero, solidario, transporte…) no sean parte de la economía ilegal y generar un aporte a nuestro país en la lucha contra el lavado de activos y financiación del terrorismo.

 

Alfonso Arias Rodríguez 

Compliance / Risk Professional Senior

B2B Tax & Legal S.A.S. BIC